Pernahkah anda dengar keluhan atau aduan usahawan yang mana mereka hebat dalam jualan dan pemasaran tetapi tidak tahu langsung tentang akaun atau kewangan bisnes mereka? Ada yang mengaku sangat fobia apabila melibatkan perkara berkaitan kewangan bisnes walau jualan mencecah jutaan ringgit setahun.

Mari kita kaji beberapa senario yang berlaku dalam dunia keusahawanan sekarang;

1. Usahawan yang berbisnes selama 10 tahun namun tak pernah jaga rekod apatah lagi sediakan laporan akaun.
2. Usahawan yang berbisnes selama 10 tahun, mengambil pekerja bagi menjaga rekod kewangan, tetapi tak pernah sediakan laporan akaun.
3. Usahawan yang berbisnes selama 10 tahun, memiliki pekerja yang menjaga rekod kewangan, laporan akaun diserahkan kepada firma akaun untuk sediakan, tetapi tak tahu apa maksud laporan akaun tersebut.
4. Usahawan yang telah berbisnes selama 10 tahun, ada pekerja yang jaga rekod, laporan disediakan dengan lengkap oleh firma akaun serta dibentangkan setiap tahun pada pemilik dan pemilik tahu soalan ekonomi yang hendak ditanya untuk meningkatkan skala bisnesnya.

Jika dilihat pada senario pertama, tempoh 3 tahun pertama dan masih belum menjaga rekod masih boleh diterima dan masih boleh diperbaiki. Namun jika setelah melebihi 3 tahun dan tidak menjaga rekod kewangan dengan baik; ianya seolah-olah anda tidak bersungguh-sungguh dalam berbisnes. Dalam senario ini jika firma akaun ingin menyediakan laporan akaun bagi bisnes mereka, semuanya perlu dibuat anggaran kerana pemilik tiada bukti dokumen sokongan atau rekod untuk ditunjukkan pada firma. Ada juga berlaku anggaran juga pemilik tidak mampu mengingatkannya maka laporan akan menjadi sangat tidak tepat.

Apa perbezaannya senario pertama dan kedua? Senario kedua adalah lebih baik berbanding senario pertama kerana pemilik menjaga rekod kewangan bisnes mereka. Ini bermaksud pekerja diupah bagi menyediakan sistem fail dan setiap kali perbelanjaan dilakukan ianya disimpan dalam fail dan dalam bentuk yang baik. Kebanyakkan alumni pelajar firma kami ada yang menjaga rekod namun cara dan kaedah yang digunakan agak kurang kemas dan kurang baik untuk penyediaan laporan akaun yang baik. Kerugian dalam senario kedua ini adalah apabila rekod yang disimpan selama 10 tahun itu akhirnya pudar dan susah untuk dirujuk apabila ingin menyediakan laporan akaun.

Sekarang mari kita lihat senario ketiga yang dihadapi. Biasanya senario ini berlaku setelah pemilik mendapat kesedaran penjagaan rekod dan penyediaan laporan kewangan perlu dibuat dengan baik. Namun ruginya di sini adalah pemilik hanya membayar upah kepada firma akaun tetapi tidak faham pun apakah maksud di sebalik laporan akaun yang disediakan.

Jadi apakah senario terbaik yang perlu ada bagi setiap usahawan? Tentu sekali senario keempat di mana pemilik tahu soalan-soalan ekonomi yang hendak ditanya kepada firma akaun apabila melihat laporan akaun. Maksud soalan-soalan ekonomi adalah soalan yang berbentuk ingin menggali lebih dalam laporan akaun tersebut supaya keputusan ekonomi boleh dibuat. Keputusan ekonomi bagi mengembangkan bisnes akan datang perlu berdasarkan laporan akaun tahun sebelumnya.

Apakah penyebab kepada fobia ini berlaku? Saya ringkaskan kepada beberapa poin iaitu:

1. Usahawan tidak pakar dalam semua perkara. Mereka perlukan pertolongan daripada pihak lain yang pakar dalam bidang tertentu.
2. Usahawan mikro selalunya “one-man-show” dan kurang faham kepentingan kerja pasukan dalam mengembangkan bisnes.
3. Usahawan rasa ianya bukan keperluan kerana belum mahu memohon pinjaman, membeli hartanah dan sebagainya.

Secara ringkasnya, usahawan perlu mencari ilmu tentang pengurusan kewangan bisnes mereka. Bisnes tidak akan berkembang jika mereka asyik fobia dalam menjaga kewangan. Selain itu ianya menjadi tanggungjawab bagi sesuatu bisnes untuk menyediakan laporan kewangan serta menjaga rekod kewangan selama 7 tahun. Cari ilmu supaya bisnes anda lebih berkembang maju lagi.